Assistant administratif H/F
Descriptif du poste
Informations principales
Niveau : Groupe 3 sur la grille de la Convention Collective Nationale du Sport
Secteur d’activité : Fonctionnement général
Niveau hiérarchique Amont : Directeur de l’association / Directrice Adjointe / Responsables de service
Lieu : Siège US Chartrons (7/9 place Saint Martial, 33300 Bordeaux) et/ ou 4 Place Nina Simone, 33300 Bordeaux
📋 Temps plein CDI
Temps complet modulé
⌚ Travail en journée
- Assurer de manière polyvalente et compétente l’activité quotidienne du secrétariat.
- Assister et participer à l’organisation administrative utile au fonctionnement de l’association.
- Rendre compte des dysfonctionnements qui pourraient nuire à l’image de l’association ou à la satisfaction des adhérents.
Profil recherché
- • Expérience professionnelle du secrétariat et de l’accueil.
- • Connaissance expérimentée de logiciels de bureautique.
- • Connaissance du milieu associatif.
- • Maintien du niveau de polyvalence nécessaire au poste.
- • Sens du contact, bonne présentation, disponibilité et ponctualité.
- • Loyauté, rigueur, organisation, assiduité.
- • Sens du travail d’équipe.
- • Adaptation aux nouvelles technologies.
Contenu du poste
- • Accueillir et renseigner toute personne sur les activités proposées par l’association.
- • Aider les responsables de section et d’activité à l’organisation de leurs actions.
- • Préparer la collecte des informations et des dossiers nécessaires à la gestion.
- • Assister le directeur et la directrice adjointe de l’association à l’accomplissement de leurs missions.
A titre indicatif et non exhaustif, voici les tâches qui sont associées à la fonction :
- • Accueil public
- • Traitement des mails,
- • Standard téléphonique
- • Traitement enregistrement des dossiers
- • Numérisations de documents
- • Commande de fournitures
- • Inscriptions des usagers sur les différentes activités de la Maison de Quartier
• Encaissement des participations des familles, des cotisations et des adhésions
• Assure la facturation et le recouvrement
• Participe aux remises en banque sous le contrôle de la comptable
• Effectue des devis/factures pour tout type de prestataire à partir du logiciel Evoliz
• Assure les requêtes, études et suivi de dossiers
• Rangement et classement de documents / Affichage de documents/Archivage
• Suivi des Aides Sociales à l’Enfance auprès du Département de la Gironde
• Tableau de suivi par activités des différentes sections : cotisations / adhésions
• Tenir le tableau à jour des tarifs annuels par dispositif et par école
Emploi du temps
- Lundi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h30
- Mardi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
- Mercredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 18h30
- Jeudi de 13H30 à 16H30
- Vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h30
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